중견 제조사 수발주 담당자의 하루 — 서류가 이미지라 복사도 안 돼요

가장 먼저 한 건, 실무자가 매일 수발주 업무를 어떻게 처리하는지 옆에서 보는 것이었습니다. 그룹웨어 로그인하고, 결재 완료 목록에서 출고 건을 날짜와 제목으로 찾고, 첨부된 출고 요청서를 엽니다.

그런데 이 문서가 이미지로 임베딩되어 있어 복사가 안 됩니다. "이거 복사 안 돼요?" 라고 물었더니 "원래 이렇게 와요"라는 답이 돌아왔습니다. 담당자는 화면 속 숫자를 눈으로 읽으며 엑셀에 하나씩 타이핑하고 있었습니다. 단순히 옮기기만 하는 게 아니었어요. 가격처럼 직접 계산해서 채워야 하는 필드가 있었고, 거래처마다 필요한 값과 양식이 전부 달랐습니다. 매일 이러는 거였습니다.

자동화의 첫 단계는 그룹웨어 자동 로그인이었습니다. 사내 그룹웨어 특성상 일반적인 API가 아닌, 실제 사용자 흐름을 그대로 따라가는 방식으로 접근해야 했습니다. 로그인이 되면 결재완료함에서 출고 관련 결재 문서를 알아서 찾아냅니다. 날짜 확인하고, 제목 확인하고, 하나씩 찾던 과정이 사라졌습니다.

진짜 핵심은 거래처마다 필요한 데이터와 엑셀 양식이 전부 다르다는 것이었습니다. A 거래처는 배송일과 수량 위주, B 거래처는 단가와 합계 위주. 이걸 코드에 박아두면 거래처가 바뀔 때마다 개발자가 손대야 합니다. 그래서 실무자가 직접 언제든 바꿀 수 있는 설정 시스템을 만들었습니다. 각 거래처별 핵심 필드, 고정값, 단위 변환 규칙, 날짜 포맷까지 설정 화면에서 관리합니다. 처음 이 화면을 보여드렸을 때, "이거 제가 직접 바꿔도 되는 거예요?" 라는 질문이 돌아왔습니다. 네, 그게 목표였습니다. 거래처 추가도 설정만 넣으면 끝. 개발자 없이.

결재함에 있는 문서들은 같은 거래처라도 형식이 조금씩 달랐습니다. 날짜 위치가 바뀌고, 항목 순서가 달라지고, 레이아웃도 미세하게 다릅니다. 사람이면 지칩니다. 사람이 문서를 보면서 '이 숫자는 수량이겠지', '이건 단가겠지' 하고 판단하던 감각, 그 휴리스틱을 LLM이 대신합니다. 자연어 처리와 비전 처리를 결합한 멀티모달 AI를 활용했지만, LLM에만 의존하지 않습니다. 다양한 프로젝트를 통해 쌓아온 오토웍스만의 데이터 전처리·후가공 파이프라인을 결합했습니다. 이미지 속 텍스트 인식, 핵심 데이터 추출, 거래처 규칙에 맞는 변환까지 알아서 돌아갑니다.

최종 결과물은 거래처별 맞춤 엑셀 파일입니다. 거래처 업로드 양식에 맞는 엑셀이 자동으로 생성되고, 날짜 포맷, 수량 단위 변환, 고정값, 가격 계산까지 알아서 채워집니다. 생성된 데이터는 ERP에 바로 들어갑니다. 담당자분이 "진짜 이거 하나만 누르면 돼요?" 라고 물었을 때, 네 그게 다예요 라고 답할 수 있었습니다. 매일 1시간 넘게 쓰던 일이 1분으로 줄었습니다.